Administración
del Tiempo:
Pros
y Contras del Sistema Urgente –Importante
Este es el sistema más conocido de administración del tiempo.
Data de la década de los años 20´s cuando un profesor universitario
estadounidense tuvo la idea de ubicar dos dimensiones: urgencia e importancia y
de ahí se derivaron 4 cuadrantes como se muestra en la siguiente gráfica.
Posteriormente se atribuye su uso al general
estadounidense de la segunda guerra mundial y después presidente de Estados
Unidos Dwight D. Eisenhower que se conociera como la “Matriz Eisenhower”.
El sistema se hizo conocido masivamente con la
publicación del libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Eficaz” del Dr.
Stephen Covey y así es como se le conoce: el sistema Covey.
Es posible que el 90% o más de los cursos a nivel mundial de
Administración del Tiempo sean réplicas del sistema Covey.
Ahora bien, veamos qué pros y contras tiene. Empezemos
por los pros.
1) El
sistema es relativamente fácil de entender. Todos tenemos una idea de lo que es
el concepto urgente-no urgente, importante-no importante, por lo que se puede
enseñar fácilmente.
2) Cuando
no se tiene un sistema mejor esto es un avance, a la opción de estar desorganizados.
3) El
sistema funciona para personas de baja actividad laboral, con pocas actividades por clasificar.
¿Cuáles serían los contras?
1) El definir
el concepto “urgente”. Para una persona o un contexto particular puede
significar inmediatamente. Para otra persona puede significar algo que hacer
dentro de un período de 24 horas. Pero para otra persona puede ser dentro de 72
horas.
2) El
definir el concepto importante es también vago y no preciso, ya que lo que es
importante para alguien no lo es para otras personas.
3) El
tercer cuadrante es el cuadrante misterioso. Ya que es muy difícil que haya
actividades que no importen, ¡pero que a la vez sean urgentes!
4) Si
el cuadrante 3 son actividades que no importan y las del cuadrante 4 también no
importan, ¿para qué hacerlas?, si de todos modos no importan. Lo que nos lleva
al punto…
5) Podríamos
cancelar fácilmente los cuadrantes 3 y 4, quedándonos sólo con el 1 y el 2. Si
tenemos 100, 200 actividades por clasificar y sólo dos cuadrantes, se
saturarían rápidamente.
6) Para
ejecutivos mandos medios y superiores, que fácilmente pueden tener 300-1,000
actividades por clasificar en un año a partir de hoy, el tener sólo dos
cuadrantes hace que estemos casi en el punto de partida, con un montón de cosas
por hacer y no saber por dónde empezar.
7) Covey
no proveyó información de un sistema de priorización de actividades más allá de mencionar“put first things first” (pon las cosas prioritarias primero). Esto es
insuficiente para la gente que le gusta la precisión, como planeadores de la
producción, ingenieros, líderes de proyectos y directivos.
8) El
sistema es incompatible con las tecnologías de administración de proyectos, y software
como MS Project, donde no podemos alimentar actividades con un parámetro “urgente”.
9) El
sistema es incompatible con la metodología SMART (Que una actividad sea específica,
medible, alcanzable, relevante, en un tiempo definido), de planeación de
objetivos, ya que nos pide ser eSpecíficos.
¿Qué podemos hacer?
Apegarnos a la S de Smart, ser eSpecíficos. Por ejemplo,
en vez de decir:
“Esta actividad urge y es importante”
Decir, “esta actividad la quiero terminar para mañana
Jueves 28 de Julio, a las 4 de la tarde y está en el número 7 de mi lista de
prioridades”.
En pocas palabras, no digas que algo es “urgente”. Di
para cuándo, día y hora lo quieres hacer, o si lo delegaste cuándo quieres que
lo termine la persona encargada. (De hecho la palabra "urgente" debería estar prohibida
en las empresas ya que todo es “urgente” para todos y se diluye el impacto de la instrucción).
No digas que es “importante”. Si la vas a delegar di: “Juan,
esta es la actividad que quiero que hagas en la prioridad #7, insértala y
recorre todas las otras prioridades de la lista que te dado un número hacia arriba”.
Hay varios métodos mejores que los vagos urgente-importante.
En el curso Administración del Tiempo y Productividad, te mostramos varias
maneras de organizar tu agenda personal, delegar y organizar los trabajos y
proyectos de equipo. Y lo mejor de todo, usarás tus actividades reales tus
propios casos, no importa si eres el director, el dueño de la empresa, gerente
o supervisor, no importa si has tomado varios cursos previos, nacionales o
extranjeros. Saldrás con las respuestas a administrar el recurso más escaso de
todos: el tiempo.
Derechos reservados, Ing. Gerardo Herrero Morales, 2016.
Más información del próximo curso:
http://ccestrategica.com/0,6,administraci%EF%BF%BDln-del-tiempo-y-productividad.html
Testimoniales:
http://ccestrategica.com/0,229,administraci%EF%BF%BDln-del-tiempo-y-productividad.html
gerencia@ccestratégica.com (33)1380-0578
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